Полезная информация для предпринимателей

Счет-фактура что такое и как с ним работать

Как работать со счетом-фактурой компаниям и ИП на УСН с 2025 года

У всех упрощенцев, которые должны платить НДС с 2025 года, появляется обязанность выставлять счета-фактуры в дополнение к основным первичным документам. Расскажем, что такое счет-фактура, как его выставить и отразить в отчетности.

Кто должен выставлять счета-фактуры в 2025 году

Компании и ИП с 2025 года становятся плательщиками налога на добавленную стоимость. По старым правилам без НДС работать можно, только если доход в 2024 году и в течение 2025 года не превышает 60 млн рублей. Если вы в 2025 году начали работать без НДС, но доходы превысили 60 млн рублей, со следующего месяца после этого события нужно платить НДС и выставлять счета-фактуры.

Как получить освобождение и какие ставки НДС применять, если получить освобождение не удается, — мы расскажем - напишите нам.

Смотрите в таблице, кто из упрощенцев в 2025 году выставляет счета-фактуры и применяет вычеты по НДС в зависимости от ставок налога.

	УСН (Без НДС)	УСН (НДС 5%,7%)	УСН (НДС 20%)
Формирование счета-фактуры для покупателя	Не требуется	+	+
Прием к вычету НДС по счету-фактуре от контрагента	Невозможен	Невозможен	+
Составление декларации по НДС	Не требуется	+	+

Что такое счет-фактура

Теперь расскажем подробнее о документе, который обязаны оформлять все плательщики НДС.

Счет-фактура — это документ, в котором прописана сумма НДС, предъявленная поставщиком покупателю. Счет-фактуру оформляет продавец, когда получает аванс от покупателя и реализует товары, услуги, работы (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Правильно оформленный счет-фактура позволяет принять к вычету НДС по авансу, который покупатель перечислил продавцу, и по товарам, услугам, работам, купленным у продавца.

Документ оформляют при всех операциях, которые облагаются НДС.
Это происходит в следующих случаях:

предприятие применяет ОСНО;
предприятие применяет УСН и обязано платить НДС;
ИП или компания стали налоговым агентом по НДС.

Оформить счет-фактуру нужно не позднее 5 календарных дней после совершения облагаемой НДС операции (п. 3 ст. 168 НК РФ). Оформлять документ до реализации не нужно, в этом случае налоговая может отказать в вычете покупателю (письмо Минфина от 09.11.2011 № 03-07-09/39).

Как рассчитать НДС для счета-фактуры

НДС рассчитывают двумя способами: можно начислить налог сверх стоимости товаров или услуг или выделить его из стоимости, в которую налог уже включен.

1.Начислить сверху
Этот метод применяют производители или продавцы товаров и услуг, когда выставляют счета, рассчитывают стоимость договора и заполняют первичку и счета-фактуры. Вот формула для начисления НДС сверху:
НДС = Стоимость без налога x Ставка НДС

Рассчитав налог, его прибавляют к базовой стоимости — это итоговая цена с НДС. Но для указания в счетах на оплату, первичке и счетах-фактурах нужна именно сумма налога.

Пример.
Компания продает партию диванов. Их стоимость без НДС 1 000 000 рублей.

Рассчитаем налог при разных ставках:
НДС 5% = 1 000 000×5% = 50 000 рублей. Цена с НДС — 1 050 000 рублей.
НДС 7% = 1 000 000×7% = 70 000 рублей. Цена с НДС — 1 070 000 рублей.
НДС 20% = 1 000 000×20% = 200 000 рублей. Цена с НДС — 1 200 000 рублей.

2.Выделить из цены
НДС выделяют из цены, когда есть стоимость товаров или услуг с НДС — при получении авансов от покупателей, удержании НДС налоговыми агентами, продаже имущества, передаче имущественных прав, продаже объектов, которые закупили у физлиц. Вот пример формулы, как выделяют НДС из цены:
НДС = Полная стоимость × 20/120

Рассчитав налог, его вычитают из полной стоимости — так получают цену без НДС. Округлять сумму налога до целых рублей в счете-фактуре не нужно.

Пример.
Производитель мороженого отправил аванс поставщику и получил счет-фактуру на аванс на сумму 100 000 рублей. Теперь ему нужно выделить НДС.

Рассчитаем налог для разных ставок:
НДС 5% = 100 000×5/105 = 4 761,90 рубля. Цена без НДС = 95 238,10 рубля.
НДС 7% = 100 000×7/107 = 6 542,05 рубля. Цена без НДС = 93 457,94 рубля.
НДС 10% = 100 000×10/110 = 9 090,91 рубля. Цена без НДС = 90 909,09 рубля.

К молоку не применяется ставка 20%, но для другого товара расчет был бы аналогичным.

Как работать со счетом-фактурой в 2025 году

Счета-фактуры нужно правильно заполнять, учитывать в регистрах учета по НДС, на основании этих регистров заполнять ежеквартальные декларации по налогу и платить налог. Эту работу автоматизируют бухгалтерские сервисы.

В каком виде заполнять

Счет-фактуру удобно оформлять в электронном виде. Электронный формат документа утвержден Приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Например, в Контур. Экстерне для этого достаточно поставить галочку при оформлении документа-основания: накладной или акта — и отправить контрагенту через ЭДО.

Оформлять счета-фактуры в электронном виде и отправлять их контрагентам по ЭДО выгодно по многим причинам:

формат электронного документа обеспечивает правильное оформление;
обмен документами происходит почти мгновенно;
документы не теряются при пересылке;
соблюдаются требования законодательства по применению ЭДО при торговле маркированными и прослеживаемыми товарами.

Если вы оформляете счета-фактуры на бумаге, например, выводите их на печать из учетного сервиса, составляйте их в двух экземплярах — для покупателя и продавца. Форма бумажного документа и порядок его оформления утверждены Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. В бланк можно добавлять дополнительные графы, но исключать ничего нельзя (письмо Минфина от 28.07.2021 № 03-07-09/60435).

Как заполнить счет-фактуру

Сегодня почти никто не оформляет документы вручную — это связано с высоким риском ошибок. Счета-фактуры формируют в бухгалтерских программах и сервисах, затем выводят на печать или отправляют по ЭДО. Поэтому важно корректно вводить данные в графы при заполнении документа в программе.

Для счета-фактуры на реализацию товаров или услуг обязательны 19 реквизитов, среди них номер и дата документа, стоимость товаров или услуг без НДС, ставка и сумма налога, страна происхождения товара, регномер декларации на товары (п. 5 ст. 169 НК). Для счета-фактуры на аванс обязательных реквизитов всего 7 (п. 5.1 ст. 169 НК).

Главное — чтобы в счете-фактуре были верно прописаны сведения о продавце и покупателе, название товаров, их стоимость, ставка и сумма налога. Тогда не будет препятствий для применения вычетов (п. 2 ст. 169 НК).

Хранить бумажные счета-фактуры нужно не менее 5 лет.

Как учитывать счета-фактуры

Для бухгалтерского учета счет-фактура не является первичным документом.
Его нужно отражать только в регистрах по НДС:

в книге продаж — когда начисляете НДС к уплате по счету-фактуре или восстанавливаете примененный прежде вычет налога;
в книге покупок — когда применяете вычет НДС;
в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур — он нужен только посредникам: комиссионерам и агентам, застройщикам, экспедиторам.

Ниже в таблице мы собрали популярные операции с покупателями, по которым важно делать записи в книге покупок и продаж.

	Счет-фактура	Запись в книге продаж	Запись в книге покупок
Получен аванс от покупателя	Да, на аванс	+	-
Отгружен товар покупателю по накладной / Оказаны услуги покупателю по акту выполненных работ	Да, на реализацию	+	-
Отгружен товар / оказана услуга, за который ранее был получен аванс	Да, на реализацию	+	+*
Возвращен аванс по покупателю	-	-	+*
Получена оплата за уже отгруженный товар/оказанную услугу	-	-	-
Получена оплата от розничного покупателя	Формируем чек с выделением суммы НДС. Сам документ «счет-фактура» не обязателен	+ регистрируем сводный документ, где отражены суммарные данные по операциям за день, месяц или квартал**	-

* Если покупатель сначала перечисляет аванс, а затем происходит отгрузка товара либо возврат предоплаты, НДС с рассчитанного ранее аванса можно предъявить к вычету и зарегистрировать в книге покупок (п. 8 ст. 171 НК, п. 6 ст. 172 НК, письмо Минфина от 28.11.2014 № 03-07-11/60891).

** письма Минфина от 08.02.2016 № 03-07-09/6171, от 19.10.2015 № 03-07-09/59679.

Как отчитываться по НДС и платить налог

Сведения из счетов-фактур, которые в течение квартала были отражены в книгах покупок и продаж, попадают в разделы 8 и 9 декларации по НДС (п. 5.1 ст. 174 НК). Декларацию сдают до 25 числа после завершения отчетного квартала.

НДС уплачивают до 28 числа после отчетного квартала. При этом у налогоплательщиков есть право разбить платеж на три равные части и уплачивать их ежемесячно после отчетного квартала.

Декларация по НДС, а также книги покупок и продаж заполняются автоматически сервисом, если вы ведете учет в Экстерне.

Какие штрафы грозят за нарушения по счетам-фактурам

Если счет-фактура составлен с существенными ошибками или не составлен вовсе, покупатель не сможет сделать вычет по НДС, а продавец может получить штраф за не выставление счета-фактуры (ст. 120 НК, письмо Минфина от 14.10.2019 № 03-02-07/1/79228).

Вот примеры нарушений и суммы штрафов:

счета-фактуры нет в течение квартала — 10 тыс. рублей;
счета-фактуры нет более квартала — 30 тыс. рублей;
из-за отсутствия счета-фактуры занижена налоговая база — 20% от суммы неуплаты, но не менее 40 000 рублей;
не сдана декларация по НДС — от 5 до 30% от суммы налога, указанной в декларации, но не менее 1 000 руб.

Мы поможем Вам разобраться в работе со счетами-фактурами и новых изменениях в законе ! Напишите нам, и вы выберем лучшее решение в вашей ситуации.

2025-09-03 17:37