Как выбрать бухгалтера на аутсорсинге

Бухгалтерию на аутсорсинг передают по разным причинам: бизнес маленький и штатного бухгалтера приглашать рано, требуются консультации по важным вопросам или аудит, нужно передать удаленным специалистам определенный участок учета, чтобы разгрузить штатного бухгалтера. Успех зависит от того, какого аутсорсера или бухгалтерскую фирму вы выберете, как распределите обязанности и составите договор.
Расскажем об этом в статье.

По данным исследования NeoAnalitics от января 2025 года, российский рынок бухгалтерского аутсорсинга активно развивается, сегодня это один из самых перспективных рынков в стране. Этому способствуют новые меры по усилению контроля за сбором налогов, развитие электронных средств ведения учета, сдачи отчетности и обмена документами. Чтобы выполнить требования государства, компании все чаще выбирают специалистов высокого уровня в обслуживающих бухгалтериях.

· Малый и средний бизнес. Собственный бухгалтер обходится заметно дороже аутсорсера и не всегда выручает: он ходит в отпуск, болеет или увольняется. К тому же штатный бухгалтер может не разбираться в сложных вопросах — и тогда фирме нужна консультация юриста, аудитора или экспертного главбуха, которых можно найти в бухгалтерской фирме.

· Стартапы и сезонные компании. Предпринимателю сложно самостоятельно вести учет: документов много, а времени на их обработку мало. Штатный бухгалтер избыточен в новом бизнесе или компании, у которой большинство операций приходится на конкретный отрезок времени. Поэтому аутсорсинг здесь — оптимальное решение.

· Специфические задачи. Компании часто передают на аутсорс конкретные направления — ВЭД, начисление зарплаты и оформление документов по сотрудникам. Это помогает разгрузить штатного бухгалтера и передать сложные задачи специалистам, у которых есть для этого компетенции. Кроме этого к обслуживающим бухгалтериям обращаются, если есть сложности с отчетностью или кадровым учетом, претензии от налоговой, блокировка счета, предстоит проверка или нужен аудит.

Бухгалтерию и кадры часто отдают «на сторону» целиком, но иногда предприниматели нуждаются в конкретных услугах аутсорсеров. Поэтому аутсорсинг можно разделить на виды по объему и направлению оказываемых услуг.

Полный аутсорсинг. Компания передает внешним специалистам все задачи по оформлению документов, учету, зарплате, отчетности. Организация работает без бухгалтерии, только подписание всех документов и отчетов остается за директором. Здесь важно обсудить все процессы взаимодействия, выбрать каналы общения, сроки выполнения задач, ответственность сторон.

Частичный аутсорсинг. В этом случае компания делегирует фрилансеру или бухгалтерской фирме конкретные задачи: оформление экспортно-импортных операций, расчет и выплату зарплаты, кадровый учет, отчетность. В этом случае важно корректно разделить зоны ответственности, прописать алгоритм сотрудничества.

Консалтинг и разовые услуги. Не всегда предприниматель или штатный бухгалтер компетентны в сложных вопросах. Иногда приходится решать сложную задачу, например, проводить аудит, восстанавливать учет, проходить проверку, налаживать процессы с иностранной компанией. Для таких ситуаций хорошо иметь проверенных внешних специалистов, которые помогут разовой консультацией или проведут за руку через непростую процедуру.

Часто бухгалтера частной практики выбирают по рекомендации друзей и контрагентов.
Несмотря на хорошие отзывы тщательно проверяйте знания и опыт такого специалиста:

• попросите прислать сканы дипломов и сертификатов, подтверждающие уровень образования и повышение квалификации;
• проведите онлайн-беседу, расспросите о профессиональной практике: с какими налоговыми режимами работал специалист, какие виды отчетности сдавал, фирмы какого масштаба вел прежде, — узнайте названия этих фирм и проверьте в сети их реальность;
• уточните загруженность кандидата: чем он будет заниматься еще, помимо ведения бухгалтерии вашей фирмы.

Если вам не хватает подготовки, чтобы оценить профпригодность кандидата, привлеките компетентного бухгалтера, который поможет провести собеседование.

Уже на этапе отбора кандидатов обсудите с ними регламент работы. Узнайте, как оснащено рабочее место бухгалтера, в какой программе или онлайн-сервисе он работает. Уточните, сможет ли он вести учет вашей фирмы в этой программе. Спросите, как бухгалтер хранит документы, готов ли он иметь дело с электронной документацией.

Если большая часть работ проводится с помощью бухгалтерской программы или сервиса, узнайте, можете ли вы получить онлайн-доступ к бухгалтерии вашей компании, как бухгалтер будет вносить в программу документы предыдущих периодов и можно ли будет выгрузить документы из программы, если вы решите прекратить сотрудничество.

Договоритесь с бухгалтером о регламенте взаимодействия, утвердите в договоре удобный формат связи и каналы связи:

• как вы будете ставить бухгалтеру задачи и показывать их срочность;
• как бухгалтер будет отчитываться перед вами о проделанной работе и показывать результаты;
• в каком виде и как часто будете передавать бухгалтеру первичку и получать от него документы для подписи и заверения печатью;
• как будете решать спорные вопросы.

Если вы передаете учет обслуживающей бухгалтерии, проверьте ее по целому списку параметров, задайте вопросы при встрече, разберитесь в регламентах работы бухгалтерской фирмы, тарифах, распределении ответственности. И только после этого подписывайте договор.

Опыт и репутация. Изучите сайт компании, узнайте давность работы, сферы компетенции. Посмотрите отзывы клиентов на сайте и убедитесь, что эти компании реально существуют. Поищите отзывы в сети самостоятельно.

Присутствие в рейтингах. Многие серьезные обслуживающие бухгалтерии значатся в региональных и федеральных рейтингах. Например, компания «Фингуру» вошла в топ-10 рейтинга крупнейших бухгалтерских аутсорсинговых фирмот Smart Ranking.

Отзывы клиентов и кейсы из вашей сферы. Важно не просто найти положительные отзывы, но поискать отзывы организаций из одной с вами сферы. Ведь если обслуживающая бухгалтерия отлично ведет фирмы из сферы опта и розницы, это еще не значит, что она справится со стройкой или фармацевтикой.

Соответствие законодательству. Проверьте бухгалтерскую фирму в сервисах проверки контрагентов. Обращайте внимание не только на обороты и виды деятельности, но и посмотрите, участвовала ли бухгалтерская компания в судебных исках, на какой стороне (ответчика или истца), какие суммы оспаривались, какие нарушения происходили.

Технологии и безопасность. Сотрудничество с обслуживающей бухгалтерией может быть удобным и безопасным или нет — в зависимости от того, в каких программах и сервисах ведется учет.
Уточните перед началом работы:

• в каких сервисах работают специалисты, как они защищены от взлома, потери данных;
• как будут передаваться документы, необходимые для ведения учета;
• будет ли у вас доступ в бухгалтерскую базу для контроля процессов;
• можно ли при необходимости самостоятельно сформировать нужные документы, например, счет или товарную накладную;
• как вы получите свою бухгалтерскую базу, если прекратите сотрудничество.

Договор, NDA и страхование рисков. Уточните заранее, какие пункты вносятся в договор и есть ли в нем условие NDA (Non-Disclosure Agreement) — о неразглашении конфиденциальной информации. А еще — какие риски страхует бухгалтерская фирма и в пределах какой суммы, то есть в каких ситуациях компенсирует вам штрафы, простои из-за блокировки счета и другие неприятные случаи, возникшие по вине бухгалтера.

Прозрачность ценообразования. Многие серьезные компании-аутсорсеры формируют тарифы и спецификации по бухгалтерскому обслуживанию. Такие прайс-листы помогают понять, из чего складывается стоимость услуг, что входит в базовый и дополнительный пакеты. Иногда компании включают в договор пункт о пересмотре абонентской платы по итогам первых 2-3 месяцев обслуживания, если объем услуг заметно больше или меньше предполагаемого. Большинство фирм предлагает фиксированные тарифы, другие берут почасовую оплату, измеряя время работы бухгалтера по активности в учетном сервисе.

Поддержка и коммуникация. Уточните, каким образом организуется переписка и созвоны, как быстро бухгалтер подхватывает вопрос или задачу. Некоторые компании создают канал для общения в удобном для вас мессенджере, у других есть чат для решения оперативных вопросов прямо в учетном софте. Иногда к каждой компании прикрепляют персонального менеджера, который координирует задачи и распределяет их между специалистами — бухгалтером, налоговым консультантом, юристом.

Изучите предложенный вариант договора, предложите свои пункты, если нужно.
Вот ключевые условия, которые должны быть в договоре бухгалтерского аутсорсинга:

• список услуг, базовый пакет и дополнительные услуги, условия расчета стоимости, пункт о корректировке тарифа;
• сроки обработки документов, формирования счетов и первички, отправки отчетности;
• разделение зон ответственности: например, за формирование отчета отвечает бухгалтер, а за подписание — вы, при этом бухгалтер напоминает о необходимости подписать отчетность за 5 дней, 3 дня, 1 день;
• обязанности сторон — все процессы от передачи документов, до отчетов бухгалтера о проделанной работе;
• конфиденциальность ваших данных;
• ответственность бухгалтера в случае штрафов, блокировки счета;
• замена бухгалтера — как быть, если вы не сработались с одним специалистом бухгалтерской фирмы и хотите работать с другим;
• пункт о передаче вам бухгалтерской базы и документов при прекращении сотрудничества.

Контроль над финансами компании. Чтобы по случайности или злому умыслу не потерять деньги, перед подписанием платежки от бухгалтера уделяйте ей несколько секунд, это поможет понять, куда уйдут деньги. Не подписывайте платежные поручения не глядя, списком. Периодически просматривайте перечень расходов компании.

Контроль над уплатой налогов. Следите за уплатой налогов, чтобы избежать пеней, штрафов, ошибок в платежных документах и оставаться на хорошем счету у ФНС. Пропишите в договоре пункт о том, что бухгалтер предупреждает вас об уплате налога или авансового платежа за 10-14 дней до истечения срока уплаты. Тогда вы успеете выделить на это деньги. Спрашивайте бухгалтера, как можно уменьшить сумму налога, все ли сделано для этого. Раз в месяц или квартал просите сделать сверку с налоговой и ознакомить вас с отчетом.

Контроль над отчетностью компании. Если у вас есть доступ в бухгалтерский сервис, следите за календарем отчетности в нем. Если нет — попросите бухгалтера составить такой календарь отчетности на квартал или год и будьте в курсе. Подписывайте отчетность сами и сверяйтесь со сроками. По итогам отчетности каждого квартала проверяйте, вовремя ли сданы и с первого ли раза приняты отчеты.

Следите за другими задачами бухгалтера, задавайте вопросы по поводу оформления документов, сроков их подготовки, сумм в платежках.

Работа с аутсорсером может быть стабильной и эффективной для компании. Но в некоторых ситуациях система дает сбой, и компании сталкиваются с проблемами.

Аутсорсинг подойдет не любой компании.
Это не ваш метод, если:

• большой масштаб бизнеса — если у компании несколько десятков или сотен операций в день, то бухгалтера разумнее сделать полноценным членом команды, полностью погруженным в бизнес;
• у вас специфическая или уникальная отрасль, и нужно вникать в особенности учета;
• вы любите контролировать работу подчиненных и хотите постоянно держать руку на пульсе;
• если вы пытаетесь работать вне правового поля.

Но если у вас стартап, малый или средний бизнес и вы хотите, чтобы учет был максимально эффективным, то выбирайте надежную компанию, проверяйте ее по сервисам проверки контрагентов, изучайте отзывы, ведите переговоры, чтобы уточнить условия работы. Обязательно изучайте и дорабатывайте договор, чтобы он фиксировал важные условия сотрудничества.